第一章 总  则 

　　第一条 为加强和规范我院会议费管理，提高会议质量和效率，节约经费开支，根据《中国科学院机关会议管理办法》（科办〔2013〕10号），结合我院实际，制定本办法。 

　　第二条 本办法所称会议是指院属各部门组织或承办的国内各类会议。大型国际性学术会议参照国家相关规定执行。 

　　第三条 会议应精简高效，严格控制会议数量、会期、规模，。 

　　第二章 会议分类和审批 

　　第四条 会议实行分类管理，根据会议规模划分为两类。 

　　大型国内会议是指工研院统一组织或受政府、上级主管部门委托召开的综合性、战略性国内会议。会期不得超过3天，参会人数不得超过300人，工作人员控制在会议代表人数的15％之内。 

　　小型国内会议是指部门根据工作需要召开的学术交流、研讨、评审、验收、座谈等会议。会期不得超过2天，参会人数不得超过50人，工作人员控制在会议代表人数的10％之内。 

　　会议天数不含报到和离开时间，报到和离开时间一般不得超过一天。 

　　第五条 各类会议应于会议召开前10个工作日提出会议申请报告，经科技发展部和分管所领导审批同意后，编制会议经费预算，经费使用严格按照预算执行。 

　　会议申请报告应详细说明会议名称、召开的理由、时间、地点、代表人数、所需经费及列支渠道等内容。 

　　第六条 各部门要严格会议费预算管理，控制会议费预算规模。会议费预算要细化到具体支出明细，执行中不得突破。 

　　第三章 会议地点 

　　第七条 各类会议应当在四星级以下（含四星）定点饭店召开。 

　　参会人员在50人以内且无外地代表的会议，原则上在单位内部会议室召开，不安排住宿。 

　　会议不得到党中央、国务院明令禁止的风景名胜区等地方召开。 

　　第八条 涉密会议应严格遵照国家有关规定和《中国科学院保密管理办法》执行。 

　　第四章 会议费管理 

　　第九条 会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、办公用品费、文件资料印刷费、医药费等。 

　　会议交通费是指用于会议代表接送站，以及统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。特邀专家的往返交通费用以及其他与会议有关交通费，凭据据实报销。 

　　会议代表参加会议发生的城市间交通费，按照差旅费管理办法的规定回单位报销。 

　　第十条 会议费开支实行综合定额控制，各项费用之间可以调剂使用。会议费综合定额标准如下： 

　　会议费开支标准 

　　单位：元/人天   

　　综合定额标准是会议费开支的上限，各部门应在综合定额标准内结算报销。 

　　第十一条 严禁各部门借会议名义组织会餐或安排宴请；严禁套取会议费设立“小金库”；严禁在会议费中列支公务接待费。 

　　各部门要严格执行会议用房标准，不得安排高档套房；会议用餐严格控制菜品种类、数量和份量，安排自助餐，严禁提供高档菜肴，不安排宴请，不上烟酒；会议会场一律不摆花草，不制作背景板，不提供水果和点心。 

　　会议主办单位不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观；不得组织高消费娱乐、健身活动；不得发放纪念品；不得额外配发洗漱用品。 

　　会议召开地工作人员因工作需要须安排住宿外，其他一律不安排住宿。 

　　第十二条 各部门应在会议结束后20个工作日内办理报销手续。会议费报销时，应提供会议报告审批表、会议通知、会议手册、实际参会人员签到表、会议经费预算单、会议定点饭店的发票以及涉及会议期间一切费用的原始单据。财务部门应严格按照规定，审核会议费开支各项内容，超范围、超标准开支的经费不予报销。 

　　第十三条 各类会议的经费开支必须由两名或两名以上的工作人员共同经办，会议主办部门的审批责任人要对会议经费支出和报销单据的真实性、合规性进行审核并签字，财务部门据此办理报销手续。 

　　第十四条 各部门会议费支付，应严格按照国库集中支付制度和公务卡管理制度的有关规定执行，以银行转账或公务卡方式结算，禁止以现金方式结算。 

　　第五章 监督检查和责任追究 

　　第十五条 单位监察审计部门会同财务部门对各部门会议管理和使用情况进行监督检查。主要内容包括：会议费开支范围和开支标准是否符合规定；会议会期、规模是否符合规定，会议是否在规定的地点和场所召开；会议费管理和使用的其他情况。　 

　　第十六条 违反本办法规定，有下列行为之一的，依法依规追究会议举办部门和相关人员的责任： 

　　（一）未审批召开会议的； 

　　（二）以虚报、冒领手段骗取会议费的； 

　　（三）虚报会议人数、天数等进行报销的； 

　　（四）违规扩大会议费开支范围，擅自提高会议费开支标准的； 

　　（五）违规报销与会议无关费用的； 

　　（六）其他违反本办法行为的。 

　　有前款所列行为之一的，由单位内部监察审计部门会同财务部门、综合办公室等部门责令改正，追回资金，并经报批后予以通报。对直接负责的主管人员和相关负责人，报请有关部门按规定给予行政处分。如行为涉嫌违法的，移交司法机关处理。　　 

　　第六章 附则 

　　第十七条 本办法由财务资产部负责解释，自下发之日起执行。《中科院宁波材料技术与工程研究所会议费管理暂行办法》（科材字〔2011〕95号）同时废止。